As 5 características do melhor sistema de gestão de frotas

Você sabe quais são os aspectos fundamentais do melhor sistema de gestão veicular? Fatores como a usabilidade do painel e a exatidão dos dados devem ser devidamente qualificados. Separamos 5 caraterísticas importantes, confira!

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Caro leitor
Este conteúdo é orientado para quem deseja ou já utiliza o sistema RotaExata, porém, as orientações também se aplicam a qualquer processo ou sistema que por ventura você se identifique.

A gestão do negócio é algo essencial, e está se tornando um processo cada vez mais minucioso; as empresas que dependem de frota veicular, no entanto, além de realizarem a gestão convencional da corporação, também precisam se atentar à gestão veicular, uma vez que a frota é fundamental para o crescimento e a boa imagem da empresa. Para isso, o investimento em uma ferramenta especializada é crucial para que a gestão seja detalhada e bem executada, a fim de que os resultados sejam verdadeiramente significativos; é preciso um software que seja de fato o melhor sistema de gestão de frotas do mercado!

O melhor sistema de gestão de frotas

Para ser classificado como o melhor sistema, são indispensáveis alguns diferenciais e benefícios, já que existem muitos sistemas que proporcionam uma experiência ruim para a empresa, por não serem práticos e eficientes - e assim, o uso cotidiano se torna praticamente impossível. O ideal é que o software de gestão de frotas seja verdadeiramente vantajoso, simplificador de processos, automatizador de funções e um verdadeiro auxílio para as empresas dependentes de frota veicular.

Quanto ao RotaExata, todo o desenvolvimento foi pensado para que haja essa simplificação, e para que a usabilidade seja de fato um diferencial observado por você. Por isso, o sistema de gestão de frotas é baseado nos dados de localização em tempo real, proporcionados pelo rastreamento veicular; além de oferecer um painel de gestão composto por todas as informações que você precisa, reunidas em um só lugar.

Neste artigo, separamos 5 principais características do módulo de gestão de veículos. Confira!

#1 Usabilidade do painel de gestão

O software de gestão do RotaExata foi desenvolvido internamente, por nossa equipe de desenvolvimento; por isso, a usabilidade do painel foi um dos objetivos estabelecidos por nós, ao criarmos o sistema.

Como o painel de gestão reúne todas as informações em um mesmo lugar - como ilustra a imagem abaixo - a sua experiência com o sistema se torna muito mais prática, já que você pode ter acesso a qualquer informação que desejar, sem ter dificuldades. Manutenções, controle de custos, multas, sinistros, rotinas e documentos estão no mesmo painel, ao lado de uma coluna contendo todos os veículos da sua frota. Assim, fica muito mais fácil gerir, não é?

Inclusive, todas as categorias acima são flexíveis segundo o seu segmento; portanto, é você quem cadastra o modo que deseja proceder com as manutenções, que registra os documentos que desejar e captura as fotos dos veículos. Sem sair da tela, você pode realizar uma gestão de custos, de documentos e de motoristas, conforme a sua política de frota.

Após ter cadastrado todas as informações que você achou necessárias, o sistema automatiza o restante do processo; portanto, nesse mesmo painel você pode ter acesso ao plano de manutenção, à média de consumo dos veículos e ao controle de multas, por exemplo. Essas funcionalidades serão exploradas nos próximos tópicos, para que você entenda melhor.

Em suma, a usabilidade do painel de gestão é um diferencial que inclusive os nossos clientes recomendam. Segundo Maurício de Carvalho, gestor da empresa Centrium, de Jaraguá do Sul: “O RotaExata é fácil de usar e com ferramentas que simplificam a gestão dos meus veículos.” E essa é realmente a nossa missão; o melhor sistema de gestão de frotas precisa ser fácil de usar, com certeza!

#2 Controle financeiro da frota

O controle financeiro da frota é o maior benefício da gestão, pois o sistema tem como prioridades a redução de custos e o corte de gastos desnecessários.

Combustível

Para começar, você sabia que em um estudo realizado pela Esalq/LOG, foi revelado que o valor gasto em combustível representa cerca de 40% dos custos totais de uma frota veicular? De fato, o combustível é um fator decisivo na saúde financeira de uma empresa que depende da frota.

O sistema de gestão do Rota possui diversas ferramentas que solucionam efetivamente essa preocupação, a começar pela extinção de uma das maiores causas desse problema, que é o uso indevido do veículo, solucionado pelo rastreamento veicular. A má condução é um dos principais motivos para o gasto exacerbado com combustível, visto que o desvio das rotas e desrespeito às regras de trânsito resultam nesses gastos.

Ao saberem que o veículo está sendo rastreado, os motoristas mudam o seu comportamento e passam a obedecer às normas, o que reflete grandemente na economia de combustível. Aliado a isso, o sistema de gestão possui a ferramenta de lançamento de custos e vários relatórios para controle, como a média de consumo de combustível por exemplo. É uma gestão completa, que aliada ao rastreamento, “corta o mal pela raiz”.

Multas

Ademais, as multas também são causadoras de gastos verdadeiramente desnecessários, ainda mais quando elas não são registradas e monitoradas, ou quando ocorrem sem a identificação do motorista. Nesse cenário, o valor das multas pode dobrar, e assim causar prejuízos grandes para a empresa.

No sistema de gestão do Rota, a identificação dos motoristas, o cadastro e o acompanhamento das multas são funcionalidades que solucionam esse conflito. Ao atribuir o nome do motorista dentro do sistema, você não terá problemas com multas em dobro; e, mesmo se alguma infração ocorrer, fica muito mais fácil gerir esse processo e controlar os gastos por meio do software.

Ademais, por meio desse controle você consegue identificar quem são os melhores e os piores motoristas da frota, aqueles que respeitam as normas da lei e da política da empresa, e os condutores que geram mais gastos com infrações.

Manutenção

Por fim, quanto à economia, o melhor sistema de gestão de frotas também oferece as opções mais eficientes referentes à manutenção.

De acordo com a Associação Nacional dos Detrans (AND), uma das grandes preocupações dos diretores desses órgãos é criar nos motoristas a cultura da manutenção preventiva. Diferentemente da manutenção corretiva - aquela que é realizada apenas quando o veículo sofre um dano - a preventiva aumenta o tempo de vida útil dos veículos, assegura a proteção em qualquer trajeto, sem se preocupar com a distância. E com certeza, auxilia na redução de custos!

O plano de manutenção do RotaExata tem justamente esse intuito, por isso queremos aplicar em todas as nossas empresas clientes, a cultura da manutenção preventiva. Por meio do plano, o sistema seleciona as peças cadastradas por você e te notifica na data em que você precisa levar o veículo à oficina; assim, o controle é realizado e a segurança garantida.

melhor sistema de gestão de frotas

#3 Emissão de requisições e gestão de documentos

A característica número 3 diz respeito a uma parte essencial para qualquer empresa, mas que muitos não gerem de forma adequada: o âmbito burocrático. O RotaExata possibilita que você realize a gestão de documentos referentes à frota, pois entendemos que o registro disso é fundamental.

Dentre as possibilidades, você pode cadastrar a CNH de cada um dos seus motoristas, bem como o documento dos veículos. Ao registrar dentro do sistema, ele automatiza o processo e te notifica quando a Habilitação de algum dos motoristas está chegando na data de vencimento; assim você mantém o controle e garante que os funcionários operem dentro da lei.

Quanto às requisições, também é muito importante que você arquive as notas e comprovantes de abastecimento. As requisições trabalham justamente nisso: por meio da integração entre o software e os postos de combustível, o acesso a esses documentos se torna muito mais simples, visto que por meio de uma foto, o sistema armazena as informações com segurança, facilitando assim o seu trabalho na hora de calcular os custos.

#4 Gestão específica para empresas

O melhor sistema de gestão de frotas precisa ser especialista em seu segmento, concorda? Sabemos que sim, e por isso, o sistema RotaExata foi desenvolvido especialmente para empresas.

Por sermos um software específico para esse segmento, estudamos profundamente as dores e problemas enfrentados nas empresas, para assim aprimorarmos o sistema conforme a demanda e as necessidades dos diferentes modelos de negócio que dependem de frota veicular.

É importante ressaltar que devido aos seus veículos serem pertencentes a uma frota que representa o seu estabelecimento, é muito importante manter o zelo com a imagem do negócio. Tenha sempre em mente que os veículos são extensões da empresa, e quando há problemas na frota, consequentemente há problemas na corporação como um todo.

#5 Geração de análises e relatórios

Para finalizar, o melhor sistema de gestão de frotas precisa gerar relatórios de qualidade. Um software completo e eficiente, além de te oferecer as ferramentas para a solução dos problemas, ainda te mostra o desempenho desse processo, e assim te deixa a par das melhorias. É por isso que investimos fortemente em nossas análises e geração de relatórios!

relatório do melhor sistema de gestão de frotas

Segundo um dos nossos clientes, a empresa Gino Concretos: “Gerar os relatórios é bem sossegado, o jeito que a equipe me ensinou a fazer é bem rapidinho, inclusive montar essa análise e colocar o que eu preciso e o que não preciso.” E é justamente assim: essa ferramenta é totalmente flexível para você, e mostra as informações que você considera relevantes para a gestão do negócio. Os relatórios aparecem em forma de tabela, de gráfico, e de várias maneiras para que você analise do jeito que achar melhor e mais fácil.

É fundamental que você acompanhe o progresso dessa gestão, para que a organização seja mantida. Lembre-se: o melhor sistema de gestão de frotas é aquele que te dá o poder de gerir os veículos de uma maneira mais simples, mas completa!

Para finalizar este estudo, que tal ler outro conteúdo sobre os 3 pilares da gestão de frotas? Nesse artigo, você irá descobrir a importância e os fundamentos dessa gestão; não deixe de conferir! No mais, nos despedimos por aqui! Conte para a gente como você gere a sua frota em sua empresa, deixe nos comentários!

Confira agora mesmo como funciona o melhor sistema de gestão de frotas, na prática!


Fale com um dos nossos especialistas!

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