Identificação de motorista: quais problemas essa ferramenta evita? : RotaExata

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A identificação de motorista na condução de um veículo corporativo é muito importante para que vários problemas sejam evitados. Por envolver questões legislativas - as quais podem prejudicar grandemente a imagem da sua empresa e gerar gastos altíssimos para o seu negócio - o hábito de identificar os motoristas se torna indispensável. Tendo isso em vista, para preservar a sua marca e evitar gastos exacerbados no pagamento de multas e na resolução de processos trabalhistas, tenha em mente que os condutores dos veículos da sua empresa precisam ser identificados, sendo a utilização da frota rotativa ou permanente. Neste artigo, mostraremos quais os principais problemas decorrentes da ausência de identificação de motorista, bem como te apresentaremos uma solução prática e bastante simples para identificar os condutores da frota. Confira!

Quais problemas são ocasionados quando não há a identificação de motorista?

De fato, a não identificação de motorista no cotidiano de uma empresa que depende de frota veicular ocasiona muitos malefícios financeiros, em alguns casos irreparáveis! Além disso, não identificar os condutores demonstra uma desorganização das operações e uma falta de controle por parte da gestão da empresa. Dentre esses problemas, destacam-se três. Acompanhe:

Multas em dobro

De acordo com o CONTRAN (Conselho Nacional de Trânsito), quando a infração de trânsito ocasiona uma multa - cometida por um veículo corporativo - a identificação do condutor precisa ser feita. Caso contrário, a multa para a empresa em questão é dobrada! Além disso, por ser realizada por uma pessoa jurídica, as consequências não estão restritas apenas ao âmbito financeiro, mas também em relação à imagem da empresa, que por sua vez, é interpretada como se quisesse ocultar informações acerca da frota. Neste contexto, é necessário muito cuidado. Se a infração em questão for considerada gravíssima - podendo ser o desrespeito ao limite de velocidade, avanço do sinal vermelho ou ultrapassagens irregulares, dentre tantas outras - a multa é bastante elevada; atualmente, o valor é de R$ 880,41. Sendo assim, se essa infração gravíssima não for atribuída ao motorista que a cometeu, utilizando o veículo da empresa, o valor dobra para R$ 1760,82; e estamos falando de apenas uma infração. Se a não identificação de motorista é uma realidade presente há um longo período de tempo em sua empresa, o acúmulo de multas - elevadas, tais como essa - podem ocasionar sérios prejuízos para a sua corporação.

Processos trabalhistas

Os processos trabalhistas são outro problema grave para uma empresa que não identifica os condutores nas operações de campo. Dentre os processos mais recorrentes na realidade das empresas portadoras de frota e que envolve diretamente a identificação de motorista, tem-se aquele relacionado à jornada de trabalho do colaborador. Em resumo, cada empresa possui sua legislação e burocracia acerca da jornada de trabalho dos colaboradores, sendo os motoristas uma parte deles. Portanto, ocasiões específicas como a realização de horas extras e a elevação temporária da carga horária são casos que devem ser formalizados; caso contrário, um processo trabalhista pode ser registrado. Dessa forma, a identificação de motoristas é fundamental para que não haja problemas relacionados à carga horária elevada e às horas extras não regulamentadas e devidamente registradas. Assim, caso aconteçam, você terá o registro do motorista naquele momento, para evitar qualquer consequência mais grave.

Jornada de trabalho

Uma outra complicação que pode acontecer é nos casos em que o motorista tem seu período de almoço - e refeições no geral - durante o expediente. Se esse período, que é regulamentado, não for dado por parte da empresa, é direito do condutor levá-la a um processo trabalhista. Além do mais, de acordo com a Lei 12.629/12, o motorista tem direito a uma parada a cada 6 horas, podendo descansar por 30 minutos. Sendo assim, em um intervalo de 24 horas, o condutor tem - por lei - 11 horas de descanso, podendo haver um fracionamento delas. Quanto às refeições, o período de tempo concedido ao motorista é de uma hora. Como gestor da frota e responsável pelo cumprimento dessa legislação, cabe a você assegurar que ela seja cumprida. Por meio da identificação do motorista, você tem uma comprovação dessas horas de descanso, qual foi o veículo utilizado e quem foi o motorista em questão. Por fim, um processo que é um grande perigo para a sua empresa, está relacionado à possibilidade de ocorrerem acidentes no trânsito. Se em uma situação como essa forem geradas consequências mais graves, como um ferimento crítico ou até mesmo uma fatalidade para alguma vítima, a falta de identificação de motorista será um problema ainda maior. Isso pode gerar consequências irreversíveis e grandes danos para a forma como a sua empresa é vista por possíveis clientes e também por concorrentes.

Improdutividade das operações de campo

Se as operações realizadas pela sua frota não estão desempenhando da maneira que você gostaria, a primeira coisa que você deve fazer é identificar a origem deste problema. Se a improdutividade advém da conduta dos motoristas, é seu trabalho - como gestor ou empreendedor - investigar qual dos condutores está atrasando os itinerários e trazendo desvantagens para a sua empresa. Caso não haja a identificação de motorista, esse processo fica muito mais difícil, e mesmo que você consiga descobrir quem é, não há uma comprovação disso. Por isso, as inadequações no comportamento podem se tornar muito mais difíceis de serem resolvidas. Quando já existe a identificação de motorista para cada veículo e em cada operação planejada, você acompanha as informações de cada trajeto e já possui o conhecimento de quem é o responsável por cada evento ou comportamento inapropriado. Consequentemente, os próprios motoristas passam a melhorar sua conduta em campo, o que resulta em uma redução considerável da ociosidade ou do uso indevido do veículo; em alguns casos, essas inadequações são completamente extintas. Lembre-se que identificar o motorista é ter controle sobre tudo o que acontece em campo. Ter este controle, por sua vez, é de fato exercer o monitoramento veicular!

Qual a melhor forma de realizar a identificação de motorista?

Agora que você já sabe quais os problemas decorrentes da falta de identificação de motorista, vamos te explicar de que maneira você pode fazer isso. No geral, o método mais comum anteriormente era a utilização do Ibutton. Essa tecnologia consiste na aproximação do dispositivo em uma leitora, instalada em cada veículo. Como cada motorista tinha que ter seu próprio chaveiro, o custo era elevado, ainda mais por conta das leitoras. Por isso, com a modernização ainda mais evidente das tecnologias, esse processo pode ser facilitado com uma nova forma de identificação de motorista, o uso do QR Code.

Identificação de motorista com o uso de QR Code

O QR Code (Quick Response Code) consiste em um código de resposta rápida, como a própria tradução diz. No geral, ele é captado por um dispositivo eletrônico, na maioria das vezes por um smartphone. Como o código é lido em questão de segundos, esse processo é muito mais eficiente do que a identificação via Ibutton. Ademais, por depender do dispositivo - o celular, na maioria das vezes - essa forma é muito mais acessível e barata do que o desenvolvimento de um Ibutton para cada motorista. O funcionamento da identificação por QR Code no sistema RotaExata se dá basicamente através dos seguintes fatores:

Aplicativo EuRota:

O app foi desenvolvido internamente para uso específico dos motoristas; é por meio da câmera do celular que o código pode ser lido.

Chaveiro:

Ao contratar o sistema Rota, nossa equipe de preparação de equipamento e logística envia um chaveiro com o QR Code para você. Dessa forma, o uso do QR Code se torna muito mais benéfico do que o Ibutton, que gera custos muito maiores e é uma tecnologia antiga. identificação de motorista via RotaExata

identificação de motorista via RotaExata

Além disso, a identificação pelo chaveiro com o Code gera uma maior velocidade no processo, já que o motorista não precisa chegar ao veículo para se vincular a ele na operação, diferentemente da identificação via Ibutton. O condutor tem a alternativa de se identificar mesmo de dentro da empresa, ou a caminho do veículo, o que for melhor para ele. Para que você entenda melhor como funciona, a equipe do RotaExata preparou um vídeo tutorial para te explicar!

Agilidade nas operações de campo: as 5 vantagens de identificar o motorista

Você se lembra de todos os problemas que podem ser ocasionados pela ausência de identificação de motorista? Agora que você já sabe como identificar os condutores de uma forma rápida e prática, você pode solucioná-los! A boa notícia é que os benefícios não param por aí. Pelo contrário, existem vantagens ainda maiores, advindas da identificação de motorista. Separamos #5 delas, que vão tirar a sua dúvida, caso você esteja se questionando se esse processo é realmente primordial.

#1 Análise da produtividade individual e correção das falhas específicas

Como já mencionamos, a identificação de motorista auxilia na correção da improdutividade das operações, mas não apenas isso. Tendo o conhecimento de quem é o condutor responsável por cada veículo, todas as informações providas pelo sistema de rastreamento veicular te darão uma visão abrangente da performance individual de cada motorista. Por exemplo, se o sistema te mostrar que houve um desvio de trajeto - o que ocasionou atrasos na operação, entrega ou serviço, e gerou uma experiência desfavorável para o seu cliente - você saberá de imediato quem foi o colaborador responsável por isso. No módulo de automação do RotaExata, há uma ferramenta que facilita ainda mais a análise de performance dos motoristas. Intitulada de “Ranking dos Motoristas”, essa funcionalidade relaciona todos os condutores da sua frota, posicionando-os segundo seus acertos e erros, anteriormente determinados pela política de frotas. No ranking, você mesmo cadastra as regras e normas para a pontuação, e conforme o sistema monitora as operações, os pontos são adicionados de forma automatizada. Caso você queira, ainda há a possibilidade de pontuar manualmente o motorista - em alguma ocasião específica - e deixar um comentário acerca do acontecimento. Por meio dessa ferramenta, você impulsiona a melhoria no comportamento dos motoristas e preserva o controle e a organização sobre a frota. Além do mais, caso estejam acontecendo infrações de trânsito, você pode requisitar que os motoristas em questão passem por um treinamento de revisão, focalizado naquilo que eles estão falhando.

#2 Facilidade no cotidiano do motorista

Como a identificação se dá via QR Code, ou seja, um processo muito mais ágil, o cotidiano do motorista é facilitado. Caso não houvesse essa tecnologia, o motorista teria que comprovar o uso do veículo, seu horário de expediente e até mesmo os casos de horas extras em planilhas, preenchendo folhas de forma manual. Inclusive, isso teria que acontecer antes de a operação de campo ser iniciada. Como a identificação por QR Code pode ser efetivada antes mesmo do motorista entrar no carro, um longo período de tempo é poupado e não há interferência nos resultados e rendimento daquele dia.

#3 Operações mais econômicas e redução de gastos

Outra vantagem é a redução de custos, uma consequência bastante favorável da identificação de motorista. Essa economia e corte de gastos se dá por conta da extinção das multas, um problema que apresentamos no início deste artigo. Identificando os motoristas, sua empresa não correrá mais o risco de receber multas em dobro. Ademais, uma outra origem dos custos elevados também pode ser resolvida por meio da identificação do colaborador: a condução do veículo para regiões proibidas. Sabe-se que essa atitude, chamada de “desvio de rota” é uma das grandes causas dos gastos com combustível. Caso ocorram esses desvios, você poderá imediatamente descobrir quem os realizou.

#4 Conservação do veículo

A quarta vantagem é que sabendo qual motorista está vinculado a cada veículo, você pode descobrir quais colaboradores zelam e cuidam do carro/caminhão/moto, tendo em vista o estado em que voltam para a empresa. Se os veículos estão sempre bem preservados, observe quem estava o conduzindo; este funcionário merece elogios! Em contrapartida, se seus veículos estão sofrendo danos como a instabilidade dos pneus - muitas vezes carecas - amassos na lataria, sujeira e mau cheiro, além de uma condição precária do motor e a falta de óleo e água, o motorista responsável precisa ser corrigido! Além disso, você pode aliar a identificação às informações fornecidas no relatório de dirigibilidade Nessa análise - gerada no módulo de gestão - você tem acesso a todos os eventos praticados pelos motoristas, tais como: freadas bruscas, acelerações, infrações, paradas indevidas e ultrapassagens. Assim, você pode adverti-lo acerca dessas falhas, para que não aconteçam mais.

#5 Facilidade no gerenciamento

Para finalizar, a uma outra vantagem excelente, gerada pela identificação de motorista, é um agerenciamento otimizado e facilitado. Como a identificação de motorista simplifica vários processos relacionados à frota, você não precisará depender de planilhas e relatórios feitos à mão para registrar informações acerca da conduta dos motoristas ou sobre a conservação dos veículos. Visto que as informações são digitais, você também não corre o risco de sofrer com fraudes, pois os dados são bem protegidos. Sem contar que identificando os motoristas via sistema RotaExata, os custos com papel e impressão são reduzidos. Ademais, como as informações relacionadas ao motorista são registradas automaticamente no sistema, todos os dados necessários para a organização da frota ficam reunidos em um mesmo local, já que no sistema também estão contidos documentos acerca dos veículos. Assim, qualquer ação que for necessária a aplicação - em relação à conduta do motorista - pode ser feita pelo sistema, como alertas e notificações, por exemplo. Tudo isso torna o gerenciamento muito mais prático e acessível. Essas #5 vantagens são apenas algumas, pois os benefícios são inúmeros! Identificando os motoristas você estará economizando, garantindo segurança, protegendo sua imagem, conservando os veículos e facilitando o cotidiano dos colaboradores. É claro, também estará adquirindo controle sobre as operações! Ficou com alguma dúvida? Se sua resposta for “sim”, fique à vontade para deixar aqui embaixo nos comentários! No mais, não espere por nada! Comece a identificar os motoristas e usufruir das vantagens a partir de agora!

Conheça o sistema RotaExata e a tecnologia de identificação de motorista na prática!