Gestão de documentos da frota: estratégias e melhores práticas

A gestão dos documentos pode representar um desafio para muitos gestores, pois envolve diversas burocracias relacionadas a motoristas, veículos e operações em campo. Qualquer falha nesse processo pode acarretar prejuízos financeiros para a empresa.

Entre esses prejuízos financeiros incluem multas e apreensão de veículos. Este artigo explora estratégias e melhores práticas para a gestão de documentos da frota, destacando a importância dessa prática e fornecendo orientações sobre como implementá-la de maneira eficaz.

O que é gestão de documentos de frota?

A gestão de documentos visa garantir que os veículos da frota estejam em conformidade para circular. É essencial manter todos os documentos atualizados, incluindo o licenciamento dos veículos, o seguro, as habilitações dos condutores, além dos registros das manutenções. 

Como podemos observar administrar estes documentos, necessita de muita atenção, mesmo que pareça simples, envolve muitos detalhes que não podem ser desconsiderados. 

Quais são os tipos de documentos de uma frota

Na gestão da frota, é essencial cuidar de diversos documentos, como o Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo (CRLV), as Carteiras Nacionais de Habilitação (CNH) dos motoristas. Manter tudo em ordem é fundamental para o bom funcionamento da frota.

Vamos explorar mais sobre cada tipo de documento relevante para a gestão de frotas a seguir:

Documento dos veículos (CRLV) 

O CRLV é um dos documentos obrigatórios para todos os veículos automotores. Ele contém todas as informações e características do veículo, como ano do modelo e fabricação, cor, placa e tipo de combustível, etc. Manter em dia a gestão do CRLV é fundamental para que os veículos da frota operem de maneira legal. 

Além disso, essa prática previne problemas legais e financeiros para a empresa. A renovação do CRLV ocorre anualmente, vinculada ao pagamento do IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores). Em caso de atraso no pagamento, se o veículo continuar em circulação, ele pode ser alvo de fiscalização pelas autoridades, acarretando multas e até mesmo na apreensão do veículo.

Propriedade do veículo

É fundamental manter os documentos de propriedade dos veículos, como nota fiscal e contrato de compra e venda. Esses registros são essenciais para comprovar a propriedade legal dos veículos, proporcionando segurança jurídica e assegurando que a frota esteja segundo as regulamentações.

Documentos dos seguro dos veículos

Todos os veículos de uma frota deveriam contar com seguro para cobrir eventuais acidentes. Manter em dia os documentos das apólices, desde o pagamento mensal até a renovação, é essencial. Isso garante a proteção adequada para a frota, prevenindo transtornos em casos de acidentes, roubos ou outros danos.

Documentação de motoristas

Para garantir o bom funcionamento da frota, é fundamental manter os documentos dos veículos em dia, mas não podemos esquecer dos condutores. Eles devem possuir uma CNH válida e com a categoria correta, conforme as exigências legais. Alguns pontos importantes relacionados aos documentos dos condutores incluem:

• Validade da CNH
• Categoria da CNH
• Pontuação dos motoristas, para evitar a perda do direito de dirigir por excesso de pontos
• Exames exigidos para motoristas profissionais, como exame toxicológico.

Documento de registro e certificado para condução de cargas 

Verificar os registros e certificados necessários para conduzir veículos de carga é importante, pois essa prática não apenas evita multas e problemas legais ao seguir as regras e regulamentos do transporte, mas também contribui para a seleção de motoristas com as habilidades adequadas, aprimorando a qualidade e eficiência do serviço de transporte de carga.

Documento de manutenção e revisão 

Para tornar sua gestão de documentação ainda mais eficaz, é necessário incluir os comprovantes de manutenção e as próximas revisões dos veículos da frota. Garantindo a segurança dos veículos, além de controlar os custos com a manutenção. 

Além disso, ao manter esses documentos organizados e atualizados, é possível realizar um acompanhamento do histórico de cada veículo, contribuindo significativamente para uma gestão mais eficiente.

Práticas essenciais para a gestão de documentos em uma frota

Agora que você já sabe os documentos necessários para uma gestão de documentos para sua frota, confira as práticas fundamentais para garantir uma gestão eficaz.

Digitalize documentos: A implementação do armazenamento eletrônico não só simplifica o acesso e compartilhamento de informações, mas também aprimora consideravelmente a eficiência na recuperação desses dados. Essa medida não apenas reduz custos relacionados ao armazenamento físico e impressão, mas também facilita a localização rápida e eficiente das informações necessárias.

Automatize os processos: Utilize sistemas automatizados para gerenciar documentos. Essa ferramenta pode gerenciar documentos, agendar revisões e enviar lembretes sobre vencimentos de licenças, seguros, CNH dos motoristas e outros documentos da frota. Você não apenas otimiza seu tempo, mas também reduz a probabilidade de esquecimentos, garantindo a eficiência operacional. 

Capacite sua equipe: Investir em treinamento contínuo para a equipe encarregada da gestão de  documentos é crucial. Ao capacitar sua equipe, você não apenas melhora a eficiência operacional, mas também reduz os riscos associados a falhas na gestão.

Checklist de manutenção: Ao implementar essa prática, você garante que os veículos estejam sempre em boas condições, mas também cria um histórico de manutenção. Essa ferramenta é importante para observar o desempenho e a condição de cada veículo, facilitando a identificação de padrões e a antecipação de futuras manutenções. 

Quais são os benefícios da gestão de documentos para sua frota

A implementação eficaz da gestão de documentos em uma empresa de frotas traz uma série de benefícios significativos. 

Aqui estão alguns dos principais benefícios:

Otimização da eficiência operacional

 A agilidade no acesso aos documentos não apenas facilita a resposta a demandas operacionais, mas também desempenha um papel crucial na melhoria geral da frota. Mantenha a eficiência operacional em alta, garantindo que sua frota esteja sempre pronta para enfrentar os desafios operacionais com facilidade e agilidade.

Redução de riscos

Ao manter os documentos em dia e adotar práticas preventivas, como revisões programadas e monitoramento constante, a frota se beneficia de uma redução nos custos associados a reparos emergenciais, risco de multas e penalidades, além de observar melhorias na eficiência operacional. Isso resulta em um ambiente mais seguro para os motoristas, preserva a reputação da empresa e contribui para benefícios significativos a longo prazo.

Facilidade na tomada de decisão

Realizar a gestão de documentos da frota significa ter acesso a uma série de informações úteis sobre os veículos. Esses dados possibilitam que os gestores tomem decisões baseadas em dados, priorizando a segurança e buscando a redução de custos de maneira eficiente.

Como realizar gestão de documentos com um sistema de gestão de frota

A tecnologia desempenha um papel fundamental na gestão de documentos da frota. Investir em uma ferramenta adequada permite automatizar processos, garantindo maior precisão e confiabilidade nas informações registradas.

O sistema de gestão de frota é um exemplo disso, pois oferece ferramentas para o lançamento de custos e de documentos. Por meio do sistema da RotaExata, não apenas os registros são feitos, mas você também passa a exercer um gerenciamento inteligente das operações. 

O módulo de gestão da RotaExata é uma ferramenta que possibilita o registro de todos os custos relacionados aos veículos, incluindo notas fiscais, além de dados relacionados à manutenção, infrações e documentação dos colaboradores, e dos veículos.

Centralizando todas essas informações em um único local, buscamos gerenciar de forma completa todos os aspectos de uma operação de frota. Isso resulta em economia e aumento da eficiência. Mantendo seus dados seguros, evitamos prejuízos e garantimos uma administração eficaz dos serviços!

Você ficou com alguma dúvida sobre o sistema de gestão? Nossa equipe está à disposição para te ajudar no que precisar.

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