Como melhorar a prestação de serviços: Empresa de TI otimizou as operações por meio do rastreamento veicular

A Netwan é uma empresa de Tecnologia de Informação que conseguiu verdadeiramente melhorar a prestação de serviços!

Localizada no estado de São Paulo, ela atende diversas cidades da região metropolitana. A empresa está no mercado há mais de 10 anos e possui uma frota veicular própria; é por meio desses veículos que realiza os serviços de instalação, consultoria e manutenção, com a mão de obra dos técnicos de TI também próprios. Alguns dos valores atribuídos pela corporação são: a responsabilidade ambiental, por meio de projetos de recolhimento de lixo eletrônico, e a chamada “TI Verde”, além da atenção especial no atendimento, por exemplo.

Neste artigo, você irá descobrir como esse negócio conseguiu melhorar a sua prestação de serviços, criar uma rotina mais eficiente de atendimento e reduzir os gastos desnecessários com a frota utilizando o rastreamento veicular.

O que fez com que a Netwan desejasse melhorar a prestação de serviços?

Por ser uma empresa que oferece diversos serviços de T.I, a Netwan possui uma vasta cartela de clientes e isso exige que a equipe de campo seja dinâmica e ágil, para que assim, possa atender todas as solicitações recebidas; no entanto, as operações de campo não aconteciam de acordo com o esperado.

O gestor da Netwan, Felipe Biondi, nos contou que antes da contratação do sistema, os principais problemas observados na frota eram a falta de comunicação entre a empresa, os motoristas e os clientes, acarretando em atrasos e reclamações, além da ausência do acompanhamento por parte dos gestores durante as operações de campo, que não tinham acesso ao status dos atendimentos - cumprimento ou pontualidade, por exemplo - e assim não podiam medir a produtividade da frota.

Ademais, infrações como o desrespeito aos limites de velocidade eram algumas das ocorrências, que, muitas vezes, a empresa nem tinha conhecimento. Inclusive, comportamentos como esse causavam danos aos veículos, que acabavam ficando em situações desagradáveis.

Esse cenário é muito recorrente em empresas que dependem de uma frota veicular para oferecer seus serviços, mas não possuem um sistema que monitore e ofereça aos líderes o poder de gerir a equipe em campo. Então, como mudar essa realidade, usar todo o potencial da sua frota e por fim melhorar a prestação de serviços?

Correção do mau uso dos veículos: melhoria na prestação de serviços e redução de custos

Como uma empresa de rastreamento presente no mercado há 9 anos, atendemos inúmeras empresas de segmentos variados, mas todas chegam com um problema em comum: a má conduta dos motoristas.

É fato que contar só com a disposição e proatividade da sua equipe em campo - sem nenhum acompanhamento em tempo real - é dar margem para situações que não são esperadas pela empresa. Por se tratar de veículos como instrumento de trabalho, os desvio de rotas, paradas indevidas, excessos de velocidade são corriqueiros e isso inevitavelmente gera gastos desnecessários ao seu negócio, além da queda de rendimento e riscos à conservação do veículo.

É por isso que para empresas que dependem de uma frota veicular para realizar seus serviços e entregas, como a Netwan, precisam investir na comunicação com a sua equipe de campo e monitoramento, para assegurar que todos os processos sairão como esperado e assim garantir a produtividade e evitar o custos altos com a frota.

Comunicação e acompanhamento: O fim do ócio

Antes da Netwan contratar o RotaExata, a única forma do gestor da frota acompanhar o cumprimento dos agendamentos para consultoria e assistência técnica, era por meio do telefone. A norma era a seguinte: os colaboradores deveriam ligar para a empresa mencionando suas ações e dados de localização, como a chegada e saída do endereço dos clientes, por exemplo.

Todavia, o gestor Felipe Biondi nos contou que isso geralmente não acontecia de maneira efetiva; “Não funcionava, os nossos colaboradores acabavam não fazendo”, comentou ele. Portanto, era muito difícil ter o controle das operações de campo e obter informações exatas sobre a prestação de serviços dos técnicos, além de que esse modelo não era nada prático o que tomava tempo do gestor tentando contato com o motorista para validar o planejamento, afetando assim a produtividade de toda equipe.

Mudança dos motoristas

Uma outra situação que infelizmente acontecia e não permitia a Netwan de melhorar a prestação de serviços, era o atraso no atendimento. O gestor relatou que de vez em quando os próprios clientes ligavam para o escritório da empresa com reclamações de atraso; e mesmo que a qualidade do serviço em si fosse excelente, a não execução de forma precisa do planejamento, era um empecilho para o crescimento da empresa.

Todavia, esse problema foi solucionado logo no primeiro mês de uso do sistema RotaExata. Com o monitoramento em tempo real da sua frota, o gestor Felipe conseguiu identificar atitudes ociosas dos motoristas e assim atuar de maneira corretiva com a sua equipe. “Depois que contratamos o sistema Rota, passamos a perceber que o veículo ficava parado por muito tempo após as instalações; aí conseguimos saber que o motorista estava matando tempo.”

Além disso, o simples fato dos motoristas saberem que a partir de então todas as suas ações estavam sendo registradas e acompanhadas pelo gestor, a suas condutas passaram a seguir o planejamento e rotas definidas.

O sistema de rastreamento veicular tem como objetivo dar o poder do controle e organização para o gestor da frota. Lembrando sempre que o objetivo é melhorar a prestação de serviços! Por isso, o mapa marca todas as rotas percorridas pelos motoristas e as paradas no trajeto, informando o status do veículo (se está parado, ligado em movimento, ou até mesmo parado ligado). Como o sistema informa esses dados, não há como ficar parado em algum lugar “matando tempo” sem que o gestor saiba disso. É o fim da ociosidade!

Essa funcionalidade foi a solução para os atrasos que a Netwan enfrentava, e por meio dela, pode-se realizar um acompanhamento integral das operações de campo, garantindo assim a produtividade e pontualidade.

Monitoramento e economia

Por diversas vezes, os técnicos só lembravam de fazer “o registro” por meio das ligações quando já estavam em seu terceiro cliente da rota; e por isso, as operações de campo não eram devidamente registradas e monitoradas com qualidade.

Eventualmente, era necessário realizar algum atendimento emergencial próximo ao local onde já estava agendada alguma consultoria, entretanto, como a comunicação por telefone era falha e não havia monitoramento, geralmente conseguia-se contato com o motorista apenas quando esse estava distante do local. Assim, o condutor tinha que retornar ao local anterior, o que desencadeava gastos excessivos com combustível e tempo também.

Nesse sentido, outra vantagem alcançada por meio do uso do sistema, foi a redução de gastos com combustível, como já mencionado. Como o gestor passou a ter acesso ao endereço em que o técnico está prestando serviços naquele momento, em casos dessas situações emergenciais, o colaborador pode ser informado rapidamente, e assim atender a solicitação emergencial na região presente, promovendo economia para a frota.

Ademais, até conseguir o contato com o motorista, Felipe nos contou que utiliza outra vantagem do sistema, para garantir que os gastos não se acumulem por falta de comunicação. O gestor afirmou que utiliza o método de bloqueio do veículo, funcionalidade que não permite que o motorista ligue o carro, deixando-o parado no local até o posterior desbloqueio.

Dessa forma, se o condutor não visualizou o celular ou não atendeu a ligação no momento, ao perceber que o carro não está ligando, ele entra em contato com o gestor e assim a comunicação é realizada com sucesso, sem que dê tempo do condutor se afastar do local.

Controle de velocidade segundo à política de frota

Por causa da falta de controle, Biondi afirmou que os veículos passavam por danos que ele nem sabia de onde vinham. “Foi só com o sistema que eu descobri que o motorista andava acima do limite de velocidade, em estradas instáveis!”, uma vez que o sistema mostra a velocidade do veículo em tempo real, inclusive a velocidade média em determinado trajeto, a velocidade mínima e a máxima atingidas.

Quanto aos limites, a ferramenta das regras de aviso ajudou a melhorar a prestação de serviços e foi extremamente útil. Essa opção oferecida pelo RotaExata diz respeito às normas da política de frota da empresa, que são registradas pelo gestor. Assim, caso o condutor ultrapasse a velocidade permitida - tanto em relação à lei, quanto ao limite estabelecido para a frota - o sistema gera uma notificação, e o controle pode ser garantido, bem como advertências podem ser aplicadas.

Integração entre sistemas

Por fim, um grande benefício para a Netwan foi a possibilidade de integrar o sistema deles ao nosso. Os agendamentos são registrados no sistema interno deles, e a integração permite que esses dados sejam lançados automaticamente para o RotaExata, formando a rota com os pontos de parada.

Essa funcionalidade entre os softwares é um meio de garantir a veracidade das informações, visto que reduz o trabalho manual por ser automatizado, além de ser uma forma de facilitar o trabalho do gestor e otimizar as operações.

Vencendo a concorrência: diferenciais do RotaExata que proporcionaram a ascensão da Netwan

Quando a busca por um sistema de rastreamento começou, a Netwan fez pesquisas e realizou contato com diversas empresas do segmento, todavia, foi por causa dos diferenciais da RotaExata que o contrato foi efetivado.

“A abordagem do RotaExata foi eficaz e decisiva. Muitos outros sistemas de rastreamento que pesquisamos anteriormente, nos deixavam em segundo plano, por sermos uma empresa de frota pequena. Sentimos que não éramos um cliente interessante.” afirmou Felipe. Inclusive, o processo de contratação foi muito rápido, e no dia posterior ao primeiro contato, o contrato e o agendamento para a instalação do rastreador já estavam em andamento.

Com relação aos clientes da empresa, o feedback foi igualmente positivo. O gestor nos contou que com a otimização da prestação de serviços da empresa, os clientes se mostraram muito mais satisfeitos. Além disso, a excelência das operações de campo aliadas à qualidade do serviço asseguraram vantagem competitiva para a empresa.

Conhecida por ter um ótimo atendimento, um serviço de qualidade e técnicos bem preparados, a Netwan tem um grande destaque em sua região agora. São os diferenciais de um bom sistema que proporcionam melhorias para a empresa!

Em seu relato, os elogios também foram para a equipe de Suporte da RotaExata: “O suporte resolveu os nossos problemas de maneira muito simples e imediata. É bom ouvir uma pessoa entendendo a sua situação… um atendimento humanizado mesmo!” finalizou o gestor.

Por fim, é importante ressaltar que a qualidade dos serviços de uma empresa é um fator que diferencia o negócio no mercado competitivo. A Netwan conseguiu melhorar a prestação de serviços, e por causa disso, alcançou muito sucesso perante à concorrência!

Confira agora mesmo como funciona o sistema na prática!


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